Im zweiten Teil dieses Blogs werde ich auf den Aspekt der «Social Collaboration» eingehen. Am Beispiel des heutigen Mail-Dschungels kann gut aufgezeigt werden, dass eine leere Mail-Inbox zu haben sich sehr verlockend anhört, jedoch vielfach Utopie ist. Am Beispiel von Social Software kann gezeigt werden, dass der Mailverkehr beispielsweise durch bessere Tools ersetzt werden kann und somit neue Ressourcen entstehen können. Die Projektkommunikation in den Teams kann durch Software, welche ich auch schon für Projekt-Arbeiten während meines Studiums benutzen konnte, wie Microsoft Teams, enorm verbessert werden. Im Vergleich zum klassischen Mailverkehr, kann man bei Social Software selber entscheiden, wann und wie die Nachrichten bearbeitet werden. Als Beispiel dient das Prinzip des «push» im Mailverkehr und im Vergleich dazu «pull» bei Social Software, hiermit ist gemeint das bei der Social Software selbst bestimmt werden kann, wann die Nachricht bearbeitet wird und in welcher Form. Um den Überblick über Projekte und Prozesse zu behalten, kann man mit Social Software arbeiten. Wer kennt es nicht eine Mail nach der anderen, die im Mailverlauf immer weiter nach unten rutschen und so an Wichtigkeit verlieren können. Die Übersicht über die Kommunikation in Organisationen oder auch in Projekten, leidet vielfach durch die ineffiziente Arbeit mit den vorhandenen Tools. In Anbetracht der sich verändernden Arbeitsverhältnisse und auch der Digitalisierung, ist es für zukünftige Generation von Vorteil mit solcher Software zu arbeiten, da diese sich durch Erfahrungen mit der Benutzung ähnlicher Tools in der Sozialisation bereits damit auskennen und somit einen erleichterten Start in die Berufswelt haben. Wie bereits angesprochen besteht beim Mailverkehr die Gefahr eines «Infomation Overload» und einer unübersichtlichen Arbeitsweise, bei der Social Software kann diesem Problem jedoch gezielt entgegengewirkt werden, da durch das Design und die Funktionalität vieles übersichtlicher ist und mehrere Funktionen über das gleiche Tool abgewickelt werden können.
Eine kritische Betrachtungsweise solcher Tools muss dann stattfinden, wenn ein hierarchisch gegliedertes Unternehmen versucht dies einzuführen, da dies einen tiefgreifenden Kulturwandel im Unternehmen voraussetzen könnte. Die Unternehmensführung muss die Einführung solcher Systeme mittragen, denn ansonsten ist der Nutzen klein, da sich die MitarbeiterInnen allenfalls nicht trauen etwas zu schreiben, da es die Führungskräfte ansonsten sehen könnten. In einem ersten Schritt sollten deshalb Hierarchien in Unternehmen geplättet werden. Die Geschäftsführung sollte mit einem guten Beispiel vorangehen und selbst die Tools nutzen, sodass Schritt für Schritt alle MitarbeiterInnen eingeführt werden können. Vor allem auch ältere Mitarbeiterinnen sollen in diese Prozesse mit einbezogen werden, sodass diese die Einführung und Nutzung nicht verpassen. Ansonsten könnte der Eindruck entstehen man wolle ältere MitarbeiterInnen wegrationalisieren.