Asana: Mehr Zeit für die Arbeit, die am wichtigsten ist

Neben dem Studium an der FHS arbeite ich bis zu 50 % als Allrounder bei der Martin Confiserie Manufaktur AG (MCM) in Leimbach TG. Inzwischen bin ich im vierten Arbeitsjahr und habe einige Stationen hinter mir. Die ersten zwei Jahre war ich hauptsächlich im Bistro Heaven in Romanshorn. Zwischendurch und ab Herbst 2016 arbeitete ich als Verkäufer auf Märkten und Anlässen. Seit vier Wochen bereichere ich das Team im Büro.

Meine neue Aufgabe als «Mitarbeiter für Geschäftsentwicklungsprojekte» besteht darin die Einführung eines Lebensmittelsicherheitszertifikates zu managen und zu überwachen. Schätzungsweise werde ich sechs Monate damit beschäftigt sein. Dazu führe ich ein bereichsübergreifendes Team bestehend aus unserem Produktionsleiter, dem Leiter der Logistik und des Lagers und dem Geschäftsführer.
Unsere Herausforderung besteht darin, dass jedes Teammitglied bereits vor dem Start der Zertifizierung vollständig ausgelastet ist. Zudem bin ich als Projektleiter maximal eineinhalb Tage pro Woche im Büro. Trotzdem muss die Kommunikation schnell, reibungslos und effizient von statten gehen. Informationen müssen schnell und ohne grossen Aufwand zwischen uns ausgetauscht werden. Dabei muss ich den Überblick behalten und den Projektstatus bestenfalls auf einen Blick einschätzen können.

Ein Projekt dieser Grösse, teamübergreifend, mit hohem Informationsaustausch hatte bei MCM keiner des Projektteams durchgeführt. Dementsprechend war auch keine Software dafür vorhanden. Und auf die Kommunikationsmittel E-Mail und WhatApp, den Cloudspeicher Dropbox als Datenspeicherort und MS Project zur Erstellung und Überprüfung des Projektplans und -fortschritts wollte ich bestenfalls verzichten – zumindest dann, wenn ich alle Kanäle separat verwalten musste. Dafür kenne ich mich gut genug. Irgendwann gehen mir wichtige Informationen durch die Lappen. Und das konnte ich mir dieses Mal nicht erlauben. Bei meiner Recherche nach einem praktischen, cloudbasierten Tool, das bestenfalls all diese Eigenschaften miteinander vereint, bin ich auf die Arbeitsverwaltungsplattform Asana gestossen.

Asana bietet mir genau das, was ich für uns gesucht habe.

1. Asana ist der Ort, an dem alle wichtigen Informationen übersichtlich dargestellt sind.
   • Alle Aufgaben sind dort eingetragen und können je nach Bedarf nach Verantwortlichkeit, Person, Priorität oder anderen nutzerspezifischen Kriterien angeordnet werden.
   • Alle Aufgaben sind im Projektplan eingebunden, der ähnlich einem GANNT-Diagramm angezeigt wird.
   • Mit Aufgaben zusammenhängende Dateien können an die Aufgabe angehängt werden. So entfällt die Suche auf dem Server oder in der Dropbox.
   • Die Kommentarfunktion erlaubt es uns gegenseitig aufgabenbezogen Mitteilungen zu senden.
2. Jedes Teammitglied kann jederzeit auf das Projekt zugreifen, solange es mit dem Internet verbunden ist.
   • iOS und Android Apps lassen uns auch unterwegs Benachrichtigungen und den Projektfortschritt einsehen.
   • Asana beschränkt sich nicht auf einen Arbeitsplatz oder ein OS. Das heißt wir sind in der Lage überall am Projekt zu arbeiten.
3. Sollten wir das Tool nach Abschluss des Projektes nicht mehr benötigen, können wir unseren Vertrag kündigen. Teure Softwarekosten, die beispielsweise für die Anschaffung von MS Project anfallen, bleiben uns erspart. Anstelle dessen zahlen wir monatlich pro Nutzer USD 7.50.

Mit Hilfe von Asana und unter der Bedingung, dass jeder im Team die Tools wie vereinbart nutzt, bin ich als Projektleiter weniger damit beschäftigt den Überblick zu erhalten. Dadurch bieten sich mir die Möglichkeit meinen Teammitgliedern Aufgaben abzunehmen, die ihr spezielles Know-how nicht benötigen, z.B. der Gestaltung eines Kontrollprozesses zur Einhaltung der Hygienevorschriften, der nach einer Vorschrift erfolgen muss.

 

Laut einer Kundenumfrage berichten 82 % der User, dass sie durch Asana eine bessere Übersicht der zu erledigenden Aufgaben erhalten haben. 80 % sind der Meinung, dass die Eigenverantwortung im Team zugenommen habe und 74 % gaben an, dass Asana helfe, die gesetzten Deadlines einzuhalten.

 

Ich bin gespannt, wie die Umsetzung der Theorie in der Praxis funktioniert, an welchen Punkten wir an die Grenzen kommen und umdenken müssen und wann uns das Tool mit besseren, simpleren und effektiveren Möglichkeiten überrascht, als wir uns hätten erdenken können.