Wozu setzt man Social Collaboration ein?
Es gibt verschiedene Einsatzmöglichkeiten für Kollaborationtools. Für den Einsatz im Studium eignen sich besonders Plattformen, wie Microsoft Teams oder Zoom. Es lassen sich Kollaborationtools einsetzen, um gemeinsam auf Daten zuzugreifen, Meetings online zu halten und Projekte umzusetzen. Gerade im Zeitalter von Home Schooling, ist der Trend der online Zusammenarbeit steigend.
In der Arbeitswelt versteht man auch die interne und externe Kommunikation über Tools zu pflegen. Persönliche Erfahrung habe ich bei einem grossen Schweizer Versicherungsunternehmen gemacht, das ein unternehmensweiten Workspace eingerichtet hat, um berufliche und private News der Mitarbeitenden möglichst schnell und transparent teilen zu lassen. Zudem wurde Sharepoint für das Wissensmanagement verwendet, um beispielsweise Dokumente für das Onboarding abzulegen.
Was braucht es für die Einführung?
Die Unternehmenskultur ist dabei am wichtigsten. Man muss den Mitarbeitenden zeigen, dass sie sich Austauschen sollen und vertrauen können. Die Kultur des gemeinsamen Arbeiten ist dabei zentral. Die Tendenz geht weg von der hierarchischen Gliederung, hin zur Selbststeuerung von Teams und Formen, wie der Holacracy, wie bei der Liip oder Freitag.
Kriterien der Einführung von Kollaborationswerkzeuge
Gemäss The Open Societal Innovation Toolbox Band 10 von Dr. Hans-Dieter Zimmermann und Jörn von Lucke lassen sich die Kriterien in drei unterschiedliche Kriterien unterteilen. Hierzu zählen folgende:
- Grad der Interaktion
- Phase im (Innovations-) Prozess
- Raum-Zeit-Matrix
Grad der Interaktion
In dieser Abbildung lässt sich verdeutlichen, wie der Grad der Interaktion zunimmt, wenn sich die Intensität der Interaktion und der Grad der Integration steigert. Hat man zu Beginn nur Informationen und somit kaum Interaktion, wandelt sich dies mit der Absicht und Abstimmung bis auf ein gemeinsames Ziel hin. Dies führt von der Koordination bis hin zur Kollaboration, was zu einem gemeinsam erarbeitetem Produkt führt.
Phase im (Innovations-) Prozess
In der Abbildung sind die verschiedenen Phasen der Prozesse aufgezeigt. Es stellt sich die Frage in welchen Prozessen kann man welches Tool verwenden. Die erste Phase bezieht sich auf die Ideengewinnung und -konkretisierung. Die Phase zwei auf die Konzeptdefinition. Die nächste Phase handelt um die Konzeptbewertung und -selektion. In der letzten Phase wird die Markteinführung neuer Produkte betrachtet. Als Beispiel sollten Werkzeuge für die Ideengewinnung sich zum Sammeln und Einholen von Vorschlägen, Anregungen, Ideen und Problemen eignen.
Aspekte von Raum und Zeit
Bei der Raum-Zeit-Matrix geht es darum, aufzuzeigen, wie die örtliche Unterteilung und der synchrone Gedanke bei Social Collaboration im Zusammenhang stehen. Ist es Beispielsweise wichtig, dass man zu gleicher Zeit am gleichen Ort ist, ist ein Tool kaum notwendig, da die Interaktion Face-to-Face abläuft. Ist man jedoch an unterschiedlichen Orten und zeitlich unabhängig voneinander spielt die Kommunikation und Koordination eine grosse Rolle. Hierzu unterstützen Softwares wie Teams oder Slack die Zusammenarbeit.
Schlussgedanke
Führt man nun die drei Kriterien zusammen lässt sich für jedes Unternehmen, Studienprojekt oder Verein die passende Social Collaboration finden. Um effektiv das passende Tool zu finden, bietet dieses Mindmap einen klaren Überblick.
Quellen
Zimmermann, H. D. (2021, 21. Oktober). Social Media Kollaborationsmanagement [Vorlesungsfolien]. PDF Dokument. https://moodle.ost.ch/pluginfile.php/6568/mod_resource/content/6/IKSM%20-%20Kollaborationsmanagement%20-%20hdz.pdf
Lucke, V. J. (2015). TosiT (Bd. 10). epubli GmbH.
LIIP AG. (2016, 30. Juni). Selbst organisiertes Unternehmen – Fallstudie zur Einführung von Holacracy · Blog ·. Liip. https://www.liip.ch/de/blog/selbst-organisiertes-unternehmen
UNSERE ORGANISATIONSFORM «HOLACRACY». (2021). freitag.ch. https://www.freitag.ch/de/holacracy