Mit der Social Collaboration ist grundsätzlich die technikgestützte Zusammenarbeit und die Vernetzung von zeitlich und räumlich getrennten Teams gemeint. Durch digitale Arbeitsprozesse auf unterschiedlichen Plattformen lassen sich persönliche Treffen vermeiden und die Effizienz steigern. Tools wie Dropbox, SharePoint oder MS Teams sind aus dem heutigen Studienalltag fast nicht mehr wegzudenken und vereinfachen die Zusammenarbeit von zeitlich und räumlich getrennten Teams. Die Anwendungen dieser Tools geht weit über das cloudbasierte Speichern und Bearbeiten von Dokumenten hinaus. Ein Tool, mit dem nahezu alle Studierenden der Fachhochschule Ost in St. Gallen in Kontakt kommen ist das MS Teams.
MS Teams unser digitaler Alltagsbegleiter im Studium
Gerne möchte ich nachfolgend einige Fakten über MS Teams mit Euch teilen.
2017 hat Microsoft einen zentralen Kollaborationshub für die Zusammenarbeit geschaffen. Wie Veroo Consulting schreibt, bietet MS Teams als «virtueller» Ort für Teams, Gruppen und verschiedene Projekte die zentrale Kommunikationsbasis. Dabei lassen sich alle anderen Tätigkeiten übersichtlich und koordiniert von einer einzelnen App aus, dem MS Teams, steuern und verwalten. Ein Grundelement dabei ist die Chat-Funktion innerhalb der Anwendung. Diese ermöglicht das Partizipieren in Einzel- oder Gruppenchats sowie die Teilnahme an Videokonferenzen. Das Screen-Sharing vereinfacht eine schnelle und zielorientierte Entscheidungsfindung. Ausserdem können über die Chat-Funktion Bilder und Dokumente mit bestimmten Personen oder dem gesamten Team geteilt werden. Somit fällt das Versenden von grossen Dateien weg, da sich diese Dokumente in einer zentralen Datenablage, wie zum Beispiel OneDrive speichern lassen. Auf diese Ordnerstruktur kann dann orts- und zeitunabhängig vom Laptop oder dem Smartphone aus, zugegriffen werden. In Excel, OneNote, PowerPoint oder Photoshop abgelegte Dateien lassen sich gemeinsam anlegen oder verknüpfen. Auch Anbindungen an SharePoint, Outlook oder den Microsoft Planner sind möglich. Detaillierte Einsatzmöglichkeiten sowie die Grenzen von MS Teams werden im verlinkten Video vertieft erklärt.
Zeiteinsparungen dank effektiver Anwendung
Das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten sowie die Nutzung der Chat-Funktion innerhalb von MS Teams hat meinen Studienkollegen/-innen und mir die Zusammenarbeit innerhalb von Projekten und vor allem während der Corona-Zeit massiv erleichtert. Die zeitgleiche Bearbeitung des Hauptdokumentes sowie die vielfältigen Möglichkeiten des Austausches führten zu einer grossen Zeiteinsparung. Nichtsdestotrotz haben wir innerhalb der Gruppe bis anhin nur einen Bruchteil der vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten genutzt. Die Integration von weiteren Anwendungen im MS Teams ist etwas, was ich in zukünftigen Projekten berücksichtigen möchte.
Corona hat zu einem Umdenken geführt
Der Corona-Lockdown hat die Nutzung von Tools wie MS Teams verstärkt. Wie Campana Schott in einer Studie bestätigt, war nur jedes zweite Unternehmen vor Corona bereit für Social Collaboration. Meines Erachtens hat die Coronakrise zu einem Umdenken in der Gesellschaft geführt und der Stellenwert von Social Collaboration ist deutlich angestiegen. Trotz guten Erfahrungen bin ich der Meinung, dass ich gewissen Situationen ein persönliches Gespräch bzw. Meeting zielführender sein kann.