Seit März 2020 hat sich wegen Corona viel verändert. So wurde vom Bund Homeoffice empfohlen und dazu wurden die Schulen geschlossen (Schweizerische Eidgenossenschaft, o.D.). Dies stellte die Schulen vor die Herausforderung, den Unterricht über eine Onlinesoftware weiterhin zu gewährleisten. Neben dem Onlineunterricht erhielten wir von der Fachhochschule den Auftrag – in einem Projekt – das Informationssystem für den Quartierschalter Lachen aufzubauen. Dies führte dazu, dass wir alle gleichzeitig an den Dokumenten arbeiten mussten. Da aufgrund von Corona der persönliche Kontakt nicht möglich war, waren wir auf ein Tool angewiesen, das neben dem Bearbeiten der Dokumente auch Onlinebesprechungen durchführen kann.
Die digitale Entwicklung, ermöglicht es in Online-Anwendungen gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten und Onlinebesprechungen durchzuführen. Durch den digitalen Arbeitsplatz ist man von Zeit und Ort unabhängig. Der digitale Arbeitsplatz stellt Tools, Netzwerke, Informationen zur Verfügung und verbindet die Arbeitsgruppen. Dafür gibt es verschiedene Anbieter. Darunter fällt Microsoft Teams , Google G Workspace , Citrix, etc. (Computerwoche, 2020).
Diese Collaboration Softwares bieten unterschiedliche Funktionen, um die Projekte zu verwalten und den Arbeitsprozess zu optimieren. Dies kann das Erstellen von Mind-Maps, Filesharing, Echtzeit-Kommunikation mit mehreren Teilnehmern, etc. sein. Die Collaboration Software hilft vor allem auch bei Arbeitsgruppen, die nicht auf dasselbe Netzwerk zugreifen können (Jaxenter 2017).
Die Fachhochschule Ost hat sich für die Software Microsoft Teams im Bereich Onlineunterricht und bei der Projektbearbeitung entschieden. Bis zu 10’000 Personen können an einer Videokonferenz über Microsoft Teams teilnehmen. Dabei spielt die räumliche Distanz zwischen den einzelnen Teilnehmern keine Rolle. Während und nach der Konferenz kann über die Chatfunktion weiter über das Projekt diskutiert werden. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass mehrere Gruppenteilnehmerinnen und Gruppenteilnehmer gleichzeitig an den Dokumenten arbeiten können. Da Teams ein Produkt von Microsoft ist, stehen die Anwendungen Word, PowerPoint und Excel zur Verfügung (Microsoft, o.D.).
Neben der Konferenz und der gemeinsamen Bearbeitung der Dokumente gibt es noch weitere Anwendungen die genutzt werden können um die Zusammenarbeit zu erleichtern. Das Tool Polly half uns, einen Termin zu finden, an dem alle Projektteilnehmerinnen und Projektteilnehmer, sowie Begleitpersonen teilnehmen konnten. Am meisten nutzten wir neben der Chatfunktion, die Bearbeitung der Dokumente, an denen alle gleichzeitig arbeiten konnte. Dies half uns die Arbeit Zeitgerecht fertig zu stellen. Allen Projektmitgliederinnen und Projektmitgliedern fehlte der persönliche Austausch und wir freuten uns, als wir im Juni uns persönlich treffen durften.
Computerwoche (2020). Die besten Werkzeuge für die Teamarbeit. Abgerufen von https://www.computerwoche.de/a/dokumente-gemeinsam-bearbeiten,3548717
Jaxenter (2017). Wie Sie Kommunikation durch Social Collaboration verbessern. Abgerufen von https://jaxenter.de/social-collaboration-50351
Microsoft (o.D.). So bleiben Sie nahtlos verbunden. Abgerufen von https://www.microsoft.com/de-ch/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software
Microsoft (o.D.). Microsoft 365 für alle!. Abgerufen von https://www.microsoft.com/de-ch/microsoft-365
Schweizerische Eidgenossenschaft (o.D.). Coronavirus: Bundesrat erklärt die «ausserordentliche Lage» und verschärft die Massnahmen. Abgerufen von https://www.bag.admin.ch/bag/de/home/das-bag/aktuell/medienmitteilungen.msg-id-78454.html