Die Studentinnen und Studenten der FHS St.Gallen durchlaufen in ihrer Studienzeit diverse Projekte, die in Teams zu bewältigen sind. Der Hintergrund der einzelnen Studierenden kann dabei sehr unterschiedlich sein. Es fängt mit dem Wohnort an, geht über die verschiedenen Stundenpläne bis zu variierenden Arbeitspensen. Einfach gesagt: Die zur Verfügung stehende Zeit für Projektmeetings ist limitiert. Der vorgängige Austausch von Daten ist daher zentral. Dieser muss unabhängig von Raum und Zeit möglich sein. Die Lösung: Microsoft Teams
Microsoft Teams
Die Plattform Lösung von Microsoft bietet den Nutzern die Möglichkeit verschiedene Arbeitsgruppen zu bilden. Temas verfügt im Startbereich über einen Chat, der für den Austausch von Informationen verwendet werden kann. Weiter können diverse Channels (Kanäle) kreiert werden, die zum Beispiel für verschiedene Abschnitte der Projektarbeit genutzt werden können. Die eingefügten Dokumente können durch sämtliche Nutzer bearbeitet oder eingesehen werden. Teams verfügt zudem über eine App, die den Zugriff stark vereinfacht. Weitere Features sind im verlinkten Video ersichtlich.
Anwendungserfahrungen
Die Zusammenarbeit in Projektarbeiten während der Zeit an der FHS St.Gallen hat sich im Vergleich zur vorherigen Schulen massiv vereinfacht. Die zeitgleiche Nutzung des Hauptdokuments erspart der Gruppe das mühsame zusammenfügen und anschliessende formatieren. Durch die Kommentar- oder Chatfunktion können Projektmitglieder allfällige Fragen oder gewünschte Anpassungen direkt am entsprechenden Ort anbringen — und das Ganze in Realtime. Trotzdem möchte ich kurz auch zwei Punkte eingehen, die mir in meiner bisherigen Karriere mit Teams Schwierigkeiten bereitet haben:
1. Einstellung der Office-Anwendungen
Die Nutzer eines Dokuments sollten darauf achten, dass die installierten Office-Anwendungen auf dem gleichen Stand sind. Unterschiedliche Versionen können zur Formatierungsfehler führen. Ein mir bekanntes Beispiel sind die Kopf- und Fusszeile. Ein Zugriff auf ein Hauptdokument einer vergangenen Projektarbeit über ein veraltetes Word hat dazu geführt, dass sämtliche Kopf- und Fusszeilen nicht mehr korrekt dargestellt wurden. Dies musste im Anschluss in mühevoller Arbeit wieder korrigiert werden.
2. Finale Version = Finale Version
Der permanente Zugriff sämtliche Projektmitglieder auf ein Dokument birgt die Gefahr, dass es zu Verschiebungen von Inhalten kommt. Ist eine Arbeit inhaltlich angeschlossen, folgt die allgemeine Formatierung (korrekte Seitengliederung usw.). Ändert ein Teammitglieder nach dieser Formatierung nochmals etwas am Inhalt, führt die zwangsläufig zu Verschiebungen auf den nachfolgenden Seiten. Ergo — Das Ganze noch einmal.
Fazit
Trotz kleinen Schwierigkeiten hat Microsoft Temas die Zusammenarbeit signifikant vereinfacht. Unter der Berücksichtigung von einigen wenigen Punkten steht der reibungslosen Zusammenarbeit nichts im Wege.