Mit Online Kollaboration kam ich im Unternehmen und im Studium in Kontakt. Im Unternehmen nutzen wir das Online Collaboration Tool nicht gleich wie im Studium.
Im Unternehmen haben wir ein Intranet, das auf Microsoft Sharepoint von Office 365 basiert. Es ist schon seit einiger Zeit zugänglich. Im Intranet meines Unternehmens sind Prozesse, Reglemente, Richtlinien, Organigramme, Veranstaltungskalender und wichtige Formulare der verschiedenen Abteilungen abgelegt. Zudem erscheinen auf der Startseite die aktuellsten Nachrichten im und ums Unternehmen. Die verschiedenen Abteilungen haben eigene Seiten, wo sie die wichtigsten Informationen und Formblätter mit dem gesamten Unternehmen teilen. Es fehlt allerdings eine Plattform, auf der wir gemeinsam an Dokumenten arbeiten können. Es ist vieles noch E-Mail basiert. Die Dokumente, die gemeinsam bearbeitet werden, sind in einem Ordner abgelegt auf den alle Projektmitglieder Zugriff haben. Wir sehen nicht, ob ein anderes Projektmitglied das Dokument gerade bearbeitet. Dies führt dazu, dass die Mitglieder in eigenen Dokumenten arbeiten und zum Schluss alles zusammenführen müssen. Dabei kann es vorkommen das gewisse Abschnitte fehlen oder andere Fehler passieren.
An der FHS St. Gallen hatten wir bereits zu Beginn des Studiums viele Gruppenprojekte. Da wir ein berufsbegleitendes Studium absolvieren und einige mehr als 70% arbeiten, war es nötig die Arbeiten aufzuteilen. Dabei half uns Microsoft Sharepoint als Ablage- und Kollaborationssystem. Es war enorm wichtig, dass wir gleichzeitig am gleichen Dokument arbeiten können. Wir sind also zeitlich und örtlich unabhängig voneinander. Zudem erhalten wir alle Informationen in Echtzeit. Alle wissen jederzeit, wie der aktuelle Stand des Projekts ist. Wir bewältigten viele Projekte gleichzeitig. Die Koordination ohne Online Collaboration wäre rückblickend kaum vorstellbar. Es hätte zu einem wesentlich höheren E-Mail Verkehr und mehr persönlichen Treffen geführt. Der Koordinationsaufwand wäre enorm gewesen.
Im Unternehmen stehen wir vor ähnlichen Herausforderungen wie bei Projektarbeiten im Studium. Dokumente und Informationen werden inm Unternehmen über E-Mails mit Anderen geteilt. Die E-Mail Flut nimmt zu. Sie werden teils mehr als 10 Jahre aufbewahrt, damit keine wichtigen Dokumente oder Informationen verloren gehen. Trotzdem ist es meist sehr schwierig diese wiederzufinden. Die E-Mail Flut führt zu viel Stress bei den Mitarbeitenden, da sie oftmals nicht alle lesen, geschweige denn bearbeiten können. Die Zusammenarbeit in verschiedenen Projekt erschwert sich dadurch. Hinzu kommen mehr Projektmeetings, damit man weiss wie der Stand in anderen Abteilungen ist.
In meinem Unternehmen würde es sich daher empfehlen, die aktuellen Möglichkeiten der Online Collaboration Tools zu nutzen. Der E-Mail Verkehr und die vielen persönlichen Meetings würden dadurch wesentlich weniger werden. Wieso nutzen wir die aktuellen Möglichkeiten der Online Collaboration nicht aus?
Ist das Projekt in der E-Mail flut versandet?