Vorteile durch Collaboration Tools
Für ein erfolgreiches Team ist die Arbeit mit Collaboration Tools unabdingbar – ob dies im unternehmerischen Kontext, auf freiwilliger Vereinsbasis oder im Alltag des Studiums existiert. Collaboration Tools wie beispielsweise OneNote, Slideshare, Skype, um ein paar wenige, bekannte Tools zu nennen, unterstützen die Zusammenarbeit zwischen Mitgliedern eines Vereines, einer Projektgruppe im Studium oder auch in einem Unternehmen. Als moderne, digitale Werkzeuge wird die neue Technologie für eine effizientere Kommunikation und einem allzeit aktuellen Überblick bezüglich Zielen, Aufgaben und Bearbeitungsstände genutzt. Mitarbeitende in einem Projekt haben die Kontrolle über Projektmeilenschritte und behalten die Ziele jederzeit im Blickfeld. Die Schwemme von unüberschaubaren E-Mails oder das Ablegen von Dokumenten, bei welchen unbekannt ist, welches nun das aktuellste und letztbearbeitende ist, kann durch solche Tools behoben werden. Weiter ist es gemäss der Deutschen Studie Social Collaboration 2017 ein Fakt , dass die Arbeitseffizienz durch Collaboration Tools gesteigert wird.
Typische Funktionalitäten von Collaboration Tools
Nebst den bereits oben erwähnten Standards wie Projektarbeiten, gemeinsames Erarbeiten eines Dokumentes bieten viele der Werkzeuge auch eine Übersichtsseite, welche Neuigkeiten von anderen Mitgliedern oder Mitarbeitenden anzeigt. Weiter besteht die Möglichkeit, Aufgaben und Termine festzuhalten oder mittels Kommentarfeed sich zu einem Dokument oder Ähnlichem zu äussern. Mittels einem Gruppenkalender vereinfacht es den Weg, ein Meeting oder eine Telefonkonferenz zu vereinbaren. Je nach Tool können Dokumente wie Abläufe angehängt oder sogar Ressourcen wie Räumlichkeiten oder technische Hilfsmittel reserviert werden.
Findung des optimalen Collaboration Tools
Die reibungslose Zusammenarbeit und das Erreichen eines Zieles, in welchem Zusammenhang auch immer, umfasst viele Aspekte, welche mit dem richtig gewählten Collaborationstool erreicht werden kann. Zur Suche des optimalen Werkezeuges kann beispielsweise Tosit beigezogen werden. Die simple zu bedienende Toolbox mit Filtermöglichkeit deckt unterschiedliche Kriterien ab, welche die Findung des optimalen Werkzeuges stark vereinfachen.
Persönliche Anwendung
Persönliche Erfahrungen habe ich bislang hauptsächlich im Verein gemacht. Die Zusammenarbeit an gemeinsamen Dokumenten konnte durch die Dropbox von Apple stark vereinfacht werden. Nicht nur, weil die Distanz zu den Vereinsmitgliedern relativ gross ist, auch weil wir so parallel und immer aktuell an demselben Dokument arbeiten konnten. Eine Terminvereinbarung am selben Ort ist je nach Arbeitsbeschäftigung von grosser Herausforderung, weshalb sich die Arbeit in der Dropbox als optimal rausstellte. Dabei bemerkten wir aber, dass Vereinsmitglieder der Generation X, sich nicht so offen unserer Lösung gegenüber zeigten und wir das Projekt nicht ausschliesslich über das Tool durchführen konnten. Gemeinsame Sitzungen waren deshalb unabdingbar. Folgend stellt sich mir, trotz allen guten Facetten der Collaboration Tools, die kritische Frage, wie ältere Menschen sich mit der Form der Digitalisierung optimal auseinandersetzen und auch mit einbezogen werden können.