In diesem Blogbeitrag werde ich die Datenaustauschanbieter, welche ich zusammen mit meiner Projektgruppe im Modul „Industrieprojekt“ benutze, erläutern als auch die Vor- und Nachteile aufzeigen. Das Industrieprojekt ist ein Modul im Studiengang Wirtschaftsingenieurwesen, bei dem die Projektgruppe ein Partnerunternehmen zugeteilt bekommt und mit diesem fünf Semester zusammenarbeitet, um eine Änderung am Geschäftsmodell vorzunehmen. Folgende zwei Tools kommen in unserer Projektgruppe zur Anwendung und stehen sich in diesem Blogbeitrag gegenüber:
Kriterien, welche bei der Auswahl des Anbieters zu beachten sind
Um die Sicherheit der Daten unseres Projektes zu gewährleisten, wurde mir im ersten Semester der Cloud Speicher bzw. Datenaustausch-Anbieter SWITCHdrive vorgestellt und empfohlen. Ein grosser Vorteil dieses Anbieters ist, dass die Dateien automatisch auf mehreren Geräten synchronisiert werden und somit das Teilen von Dateien innerhalb der Projektgruppe stark vereinfacht. Ein weiterer Aspekt wieso ich mich dazu entschieden habe SWITCHdrive zu wählen war, dass sich eine Mobile-App sowie per Browser das Desktop-Client herunterladen lässt. Da dieses System AAI-geschützt (Authentication and Authorization Infrastructure) ist und die Daten in der Schweiz gespeichert werden, kam somit dieses Tool besonders in Frage, sodass nicht irgendwelche vertraulichen Daten an dritte gelangen. Der Nachteil von SWITCHdrive ist jedoch, dass nur eine Person am selben Dokument arbeiten darf, da ansonsten Überschneidungen beim abspeichern entstehen und das System diese dann als Konflikt speichert. Somit müssen wir uns im Team immer gut absprechen wer zu welcher Zeit an welchem Dokument arbeiten darf um somit Doppelerfassungen zu vermeiden.
Ein weiteres wichtiges Tool, mit welchem wir regelmässig arbeiten ist die App für digitale Notizen Microsoft OneNote. Diese Software benutzen wir in der Regel während unseren wöchentlichen Meetings, welche wir jeden Mittwochnachmittag abhalten. Doch nicht nur da kommt OneNote zum Einsatz. Wir benutzen dieses Tool ebenfalls um Notizen festzuhalten, welche wir nach unseren Präsentationen notieren. Der grosse Vorteil dieser Software ist, dass wir gleichzeitig im selben Dokument arbeiten können und danach alle unsere Notizen in einem digitalen Notizbuch gespeichert werden. So hat jedes Projektmitglied jederzeit den Zugriff auf das gemeinsame Notizbuch. Ebenfalls ein wichtiger Aspekt für unseren Entscheid auf diese Software zurückzugreifen waren dir Kosten. Wir hatten die Möglichkeit das Office 365 gebührenfrei auf der FHS Webseite, herunterzuladen.
Entwicklung der Zusammenarbeit im Industrieprojekt
Da die Zusammenarbeit auf gemeinsamen online Ordner stattfindet, ist die Absprache unter dem Team einer der wichtigsten Kriterien. Am Anfang hatten wir sehr viele Probleme, da wir nicht genau wussten wie SWITCHdrive genau funktionierte. Jedoch haben wir schnell gemerkt wie wir damit umgehen müssen und konnten das gut umsetzten. Mittlerweile arbeiten wir sehr viel von zuhause aus. Daher haben wir einen gemeinsamen Ordner erstellt, welcher unterteilt ist. Mit der Unterteilung in Ordner mit unseren Persönlichen Namen kann jeder die Dokumente bearbeiten, an denen er gerade dran ist und diese unter seinem Namen speichern kann. Hat ein Teammitglieder ein Dokument erstellt kann er sein Dokument in den Ordner „Fertige Dokumente“ verschieben. Wir haben somit die für uns beste Lösung gefunden, wie jeder gleichzeitig an seinem Dokument arbeiten kann ohne irgendwelche Konflikte zu generieren. Die von mir vorgestellten online collaboration Tools, OneNote und SWITCHdrive würde ich jedem Studierenden weiterempfehlen, der in einer Projektgruppe Dokumente im Team bearbeiten und teilen muss. Das wird meiner Meinung nach einerseits die Zusammenarbeit vereinfachen und andererseits die Effizienz des Projektes steigern.