Fragt man 100 Leute, welche Produkte sie von Office 365 kennen, würden die meisten mit Sicherheit Word, Excel und PowerPoint nennen. Nur wenige kommen in Kontakt mit anderen Produkten des Online-Dienstes. In diesem Blogbeitrag will ich vor allem auf die Produkte SharePoint und Teams eingehen. Diese dienen primär der effizienten Zusammenarbeit in Gruppen.
Kollaboration mit Übersicht
Bereits in der Grundschule wird bei Schülerinnen und Schülern Wert auf die Bildung der Sozialkompetenzen gelegt. Während es dort mehr darum geht mit seinen engsten Freunden in eine Gruppe zukommen, erhält die Zusammenarbeit im Studium oder in der Arbeitswelt eine ganz neue Bedeutung. Kollaboration ist hier das Fachwort, welches die Zusammenarbeit zwischen einzelnen Personen oder Gruppen beschreibt. SharePoint und Teams bieten hierfür eine geeignete Plattform. Mit diesen Tools ist es möglich, projektrelevante Dokumente abzulegen und gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten. So kann eine effiziente und übersichtliche Projektarbeit garantiert werden – könnte man meinen.
Massenablage und Dokumentenjungle
Bereits im 1. Semester meines Studiums habe ich die Erfahrung gemacht, dass SharePoint und Teams Mehrwertbringer für Projekte sind, aber zu fahrlässig damit umgegangen wird. Oft werden die Plattformen von Gruppenmitglieder als unstrukturierte Massenablage missbraucht. Bilder, Word Dokumente, Excel Sheets, Präsentationsfolien und Notizen werden oftmals in einen einzigen Ordner gepackt, sodass aus einer effizienten Kollaboration eine mühsame Suche im Dokumentenjungle wird. Deshalb ist es wichtig schon zu Beginn des Projekts eine Ordnerstruktur festzulegen und zu definieren, welche Dokumente abgelegt werden sollen. Vor allem Teams bietet unzählig weitere Funktionen. Hier ist es wichtig gewisse Verhaltensregeln zu definieren, wie beispielsweise, dass Projektmitglieder eher sparsam mit den verschiedenen Funktionen umgehen sollen.
Und sonst?
Grundsätzlich bieten die beiden Plattformen eine solide Basis für eine produktive Kollaboration für sämtliche Projektarten. Das Potenzial von SharePoint und Teams ist aber noch viel grösser. SharePoint bildet für viele Firmen die Grundlage für das unternehmensinterne Intranet. Um solch ein Intranet zu erstellen, benötigt es aber ein vertieftes Know-how für das Tool. Teams hingegen ist meiner Meinung nach ausgeprägter in der Funktionsvielfalt. Weiss man wie mit diesen umzugehen, sind auch Funktionen, wie Chats und Videokonferenzen einen Mehrwertbringer für Projekte.